一 、制造、采購分析：一般而言，在采購之前首先要做制造、采購分析，以決定是否要采購、怎樣采購、采購什么、采購多少以及何時(shí)采購等。在制造、采購分析中，主要對采購可 能發(fā)生的直接成本、間接成本、自行制造能力、采購評標(biāo)能力等進(jìn)行分析比較，并決定是否從單一的供應(yīng)商或從多個供應(yīng)商采購所需的全部或部分貨物和服務(wù)，或者不從外部采購而自行制造。
二、 選擇合適的合同類型：當(dāng)決定需要采購時(shí)，合同類型的選擇成為買賣雙方關(guān)注的焦點(diǎn)，
因?yàn)椴煌暮贤愋蜎Q定了風(fēng)險(xiǎn)在買方和賣方之間分配。買方的目標(biāo)是把最大的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)放在賣方，同時(shí)維護(hù)對項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)、高效執(zhí)行的獎勵；賣方的目標(biāo)是把風(fēng)險(xiǎn)降到最低，同時(shí)使利潤最大化。KPI【智風(fēng)績效】總結(jié)，常見的合同可分為以下五種：1.成本加成本百分比(CPPC)合同：由于不利于控制成本，目前很少采用。2.成本加固定費(fèi)用(CPFF) 合同：適合于研發(fā)項(xiàng)目。3.成本加獎勵費(fèi)(CPIF) 合同：主要用于長期的、硬件開發(fā)和試驗(yàn)要求多的合同。4.固定價(jià)格加獎勵費(fèi)用(FPI)合同：長期的高價(jià)值合同。5.固定總價(jià)(FFP) 合同：買方易于控制總成本，風(fēng)險(xiǎn)最??；賣方風(fēng)險(xiǎn)最大而潛在利潤可能最大，因而最常用。
三 、制定采購計(jì)劃：計(jì)劃是指根據(jù)市場需求、生產(chǎn)能力和采購環(huán)境容量制訂采購計(jì)劃，包括認(rèn) 證計(jì)劃和訂單計(jì)劃兩個方面。采購計(jì)劃要充分做好綜合平衡，以便保證無料及時(shí)供應(yīng)，同時(shí)降低庫存及成本，減少緊急訂單，降低風(fēng)險(xiǎn)采購率。采購的編制計(jì)劃是根據(jù)制造、采購分析的結(jié)果和所選擇的合同類型編制采購計(jì)劃，說明如何對采購過程進(jìn)行管理。具體包括：合同類型、組織采購的人員、管理潛在的供應(yīng)商、編制采購文檔、制定評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等。根據(jù)項(xiàng)目需要，采購管理計(jì)劃可以是正式、詳細(xì)的，也可以是非正式、概括的。
四、預(yù)測采購風(fēng)險(xiǎn)：事前做好采購過程中可能出現(xiàn)的一些意外情況的防范措施。包括支出增加、推遲交貨、供應(yīng)商的交貨是否符合采購單位的要求，采購人員工作失誤或采購單位和供應(yīng)商之間存在不誠實(shí)甚至違法行為等。
五 、采購過程管理：采購過程管理的主要目的是分解并執(zhí)行企業(yè)政策，具有監(jiān)督管理服務(wù)支持雙重角色。
1.詢價(jià)：詢價(jià)就是從可能的賣方那里獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業(yè)術(shù)語叫供方資格確認(rèn)。獲取信息的渠道有：招標(biāo)公告、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體，供應(yīng)商目錄、約定專家擬定可能的供應(yīng)商名單等。通過詢價(jià)獲得供應(yīng)商的投標(biāo)建議書。2.供應(yīng)商選擇：對供應(yīng)商的資格進(jìn)行審查、審查申請人是否有能力和資格承擔(dān)招標(biāo)項(xiàng)目，供應(yīng)商的送審材料是否有效和可靠，是否有違法亂紀(jì)行為等，最終確定合格、合法的供應(yīng)商。3.合同管理：首先與對方簽訂采購合同。采購中心按采購管理部門制發(fā)的管理合同范本，組織采購人與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同，采購中心作為合同第三方在采購合同書上簽字、加蓋公章，供應(yīng)商須按標(biāo)準(zhǔn)交納一定數(shù)額的履約保證金，以保證合同商能夠按合同的規(guī)定履行其義務(wù)。合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個層次的集成和協(xié)調(diào)：(1)授權(quán)承包商在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間進(jìn)行工作(2)監(jiān)控承包商成本、進(jìn)度計(jì)劃和技術(shù)績效(3)檢查和核實(shí)分包商產(chǎn)品的質(zhì)量(4)變更控制，以保證變更能得到適當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn)，并保證所有應(yīng)該知情的人員獲知變更。(5)根據(jù)合同條款，建立賣方執(zhí)行進(jìn)度和費(fèi)用支付的聯(lián)系(6)采購審計(jì)(7)正式驗(yàn)收和合同歸檔。
六 、結(jié)算
財(cái)政部門按驗(yàn)收單、結(jié)算單及采購合同的有關(guān)規(guī)定，與合同商進(jìn)行資金結(jié)算。如果合同執(zhí)行情況符合要求，財(cái)政部門辦理結(jié)算后，采購中心將事先取的履 約保證金退還給合同商。
七、效益評估
采購中心、采購單位及有關(guān)管理監(jiān)督部門對已采購的項(xiàng)目的運(yùn)行情況及效果進(jìn)行評估、檢驗(yàn)項(xiàng)目運(yùn)行效果是否達(dá)到了預(yù)期目的，通過效益評估，還可以判定采購中心的決策，管理能力和供應(yīng)商的履約能力。如果運(yùn)行效益差，找出原因，及時(shí)處理。企業(yè)只有規(guī)范了自己的采購程序，才能夠識別與消除采購成本。
